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デニ
DENI
公立大学キャリアアドバイザー。
大学卒業後、公務員で4年働き、転職活動後、現職3年目。20代野球好きで2児の父。
『内定ではなく納得内定』をテーマに、就職活動に関する情報を発信中。

【例文付き】就活メールの返信マナーを大公開

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メールのマナーって難しいよな

LINEが普及してきたとはいえ、就活での企業とのやりとりはメールが基本です。

そこで最初に悩むのが返信文の作り方。

ターゲット
  • 返信メールのテンプレが欲しい
  • 返信メールのマナーを知りたい

こんな就活生に向けて、失敗しない返信メールの作り方を紹介します。

メールの使い方次第では、好印象を与えることもできるため、たかがメールと馬鹿にせず、質を高めましょう!

記事の内容

就活メール返信での基本マナー

最低限押さえておきたい基本マナーは3つ。

基本マナー
  • 正しい言葉遣い
  • 業務時間内にメール
  • 返信は必ず24時間以内

正しい言葉遣い

間違った日本語や話し言葉はマイナス印象を与えます。

アルバイトをバイトなど、略語も失礼にあたります。

私が実際に参考にしていたのはNHKのアナウンサーの言葉遣い。

正しい標準語を聞きやすい速度で話すため、面接でも大いに活かすことができました。

注意したい略語
  • 就活→就職活動
  • バイト→アルバイト
  • 合説→合同説明会
  • コンビニ→コンビニエンスストア

業務時間内にメール

返信のスピード感に加え、送信のタイミングも配慮すべきです。

担当者の業務時間内に返信することで、相手に素早く確認してもらえます。

企業側から、配慮のできる学生という印象を持ってもらえれば狙い通りですね。

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深夜・早朝はNG

返信は必ず24時間以内

ビジネスにおいて仕事ができる評価の一つにレスポンスの早さが挙がるほど、反応の素早さは重要。

就活においては、志望度の高さや誠実さのアピールに直結します。

どうしても難しい場合、〇日までにご返信しますなど、最低でも確認した旨は伝えるべきです。

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メールには既読機能がない場合がある。
あっても返信するのがマナー。

項目別の注意点

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メールは項目で分解すべし

メールを項目で分解すると、以下のようになります。

メールの項目
  • 件名
  • 宛名
  • 本文挨拶
  • 本文内容
  • 本文締め
  • 署名

項目ごとに注意点や書き方を説明していきます。

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説明後テンプレを紹介します!

件名

企業からのメールに返信する場合、「Re」をつけるだけで件名は変えないのが正解です。

理由は、送った側が一目見て中身を判断できるから。

こちらからスタートするメールであれば、

日程について/セレブ大学 チャック バス

など、「要件/大学名・名前」で構成すればOKです。

宛名

構成順は

会社名→部署→役職→名前

です。名前や部署が不明の場合、

採用ご担当者様

などで補えば問題ありません。当然ですが、会社名などは略さず正式名称で記載すること。

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× ㈱
○ 株式会社

本文挨拶

本文の導入は挨拶文から入るのがベターです。

定番は

お世話になっております。

返信の場合、その後

○の件、ご連絡いただきありがとうございます。

と感謝を伝えたうえで、本文内容に入りましょう。

本文内容

とにかく見やすさを重視することが重要です。

最大でも3行書けば、必ず1行空けて改行すべし。

基本的には、「。」を使ったあとは改行。

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ダラダラした文は読みにくい

本文締め

最後は相手を気遣う姿勢で文を締めるべきです。

ご多用のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願い致します。

などは定番の締め。忙しい中で、時間を割いてくれたことに対し謝意を伝えるのは、ビジネスマナーの一つです。

署名

メールの最後には、必ず名刺代わりとなる署名を入れましょう。

構成は

  1. 学校名
  2. 学部学科
  3. 名前
  4. メールアドレス
  5. 電話番号

の5つ。メール機能で署名を設定すれば、テンプレを作れるので、効率化のためにも作成しておくことをおススメします。

例文紹介

ここまで説明した各項目の注意点をもとに作成したテンプレはこんな感じ。

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大学名のクセ強め

就活メール返信のNG

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NG集をご紹介

返信メールNG集
  • 絵文字などの装飾
  • 代替え案のない断り
  • スマホだけで内容チェック
  • プライベート感満載アドレス

絵文字などの装飾

当然ですが、絵文字や顔文字は一切不要。

この他に、「?」や「!」も必要ありません。

原稿用紙に文章を書くイメージで、句読点のみにしてください。

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太字や色文字もNG

代替え案のない断り

企業から指定された日程でどうしても都合が合わない場合、ただ断るだけではダメ。

必ず代わりの日程候補を提示しましょう。こうすることで熱意や志望度の高さをアピールできます。

できれば、第三候補くらいまでを提示し、企業の返答を待ちましょう。

スマホだけで内容チェック

企業の方は基本、PCでメールを送受信しています。

スマホとPCでは、表示のされ方が違うため、スマホだけでのチェックは要注意。

できるだけPCを利用すべき。難しい場合、改行や段落は必ずチェックしておきましょう。

プライベート感満載アドレス

自分の好きなアーティスト名など、ややこしいアドレスは控えましょう。

就活ではメールを多用するので、就活用のメールアドレスを作っておくと便利。

今は、Gmailやヤフーメールなどアドレスをいくつも作れるので、活用すべし。

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名前と誕生日などシンプルなアドレスがおススメ

メールに対する企業の本音

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就活メールに関して、企業の方の本音をご紹介します

https://twitter.com/MakiC2020/status/1264927002475196421
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本当に配慮まで見てんだな。。

https://twitter.com/yufujikochan/status/1240505749555441666
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メール制限は必ず解除しときましょう

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確かに評価に直結してるな。

就活におけるメール返信マナーまとめ

ここまで見ていただきありがとうございました。

最後にメール返信について、まとめておきます。

まとめ
  1. 3つの基本マナーを押さえる
  2. 項目で分解して返信メール作成
  3. NGに当てはまらないか確認して送信

この流れで返信メールを送信すれば、間違いのないやり取りが可能です。

企業の方の本音からもわかるとおり、

メール内容は評価に直結する

と肝に銘じて、一つ一つのやり取りを丁寧に心がけてください。

これだけでも大きな差を生むことができるんです。やったもん勝ち、やりましょう。

この記事を書いた人

公立大学キャリアアドバイザー。
大学卒業後、公務員で4年働き、転職活動後、現職3年目。20代野球好きで2児の父。
『内定ではなく納得内定』をテーマに、就職活動に関する情報を発信中。

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